Università degli studi di Modena e Reggio Emilia

PROCEDURA DI SEGNALAZIONE DI ILLECITI

Cos’è il whistleblowing?

E’ la procedura di segnalazione di illeciti applicabile alle segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica, di cui la/il segnalante sia venuto a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

La finalità del whistleblowing è quella di far emergere fatti corruttivi, o comunque pregiudizievoli per l’Ateneo e per l’interesse collettivo; la procedura di segnalazione non è volta alla tutela di diritti e interessi individuali né è concepita per svolgere attività di accertamento/soluzione di vicende soggettive e personali del segnalante.

 

Chi può attivare la procedura whistleblowing?

Tutti coloro che siano venuti a conoscenza di un illecito nell’ambito di un contesto lavorativo, pubblico o privato, con Unimore: 

• • professori, ricercatori, personale dirigenziale, personale tecnico-amministrativo e bibliotecario, collaboratori ed esperti linguistici;
  • lavoratori autonomi e titolari di un rapporto di collaborazione, compresi dottorandi, assegnisti e iscritti alle scuole di specializzazione;
  • volontari e i tirocinanti comunque denominati anche non retribuiti;
  • lavoratori o collaboratori delle imprese fornitrici di beni e servizi o che realizzano opere in favore dell’Università;
  • liberi professionisti e consulenti;
  • persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza (es: membri esterni del CdA, componenti esterni del Nucleo di Valutazione e del Collegio dei Revisori dei Conti).

La segnalazione può essere effettuata anche:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Qual è il contenuto della segnalazione?                                                                              

Possono formare oggetto di segnalazione le azioni, i comportamenti e/o omissioni:

          a) poste in essere in violazione delle norme che disciplinano i reati contro la pubblica amministrazione;

          b) poste in essere in violazione di norme volte alla tutela degli interessi finanziari dell’Unione Europea;

          c) poste in essere in violazione dei codici di comportamento nazionale e/o aziendale o di altre disposizioni sanzionabili in via disciplinare;

          d) che configurino un abuso da parte di un soggetto del potere a lui affidato al fine di ottenere vantaggi privati;

          e) da cui venga in evidenza un malfunzionamento dell’amministrazione a causa dell’uso a fini privati delle funzioni attribuite;

          f) suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale all'amministrazione di appartenenza o ad altro ente pubblico;

          g) suscettibili di arrecare un pregiudizio all'immagine di questa Università.

Quali sono le tutele di cui gode il segnalante?                                                            L’Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia garantisce la piena ed effettiva osservanza del sistema legale di tutela e protezione dei segnalanti; in particolare, assicura la riservatezza con riguardo:

• all’identità del segnalante;
• all’identità del segnalato (persona coinvolta) e di altri soggetti menzionati nella segnalazione;
• al contenuto della segnalazione e alla documentazione allegata.

                        La segnalazione è sottratta all'accesso documentale e civico.

L'Università presidia e rispetta il divieto di ritorsione nei confronti dei segnalanti e dei seguenti soggetti:

• le persone che hanno un rapporto giuridico con l’Università e che sono legate al segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• i colleghi di lavoro del segnalante.

 

Che cosa è necessario indicare nella segnalazione?                                                               

E’ necessario indicare la tipologia di condotta illecita ed una serie di dati relativi al tempo e al luogo dei fatti, ai soggetti coinvolti, al livello di coinvolgimento e di conoscenza diretta o meno dei fatti da parte del segnalante, all’eventuale coinvolgimento di altri soggetti informati.

 

Come si effettua la segnalazione?                                                                                          

La segnalazione è presentata al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT) con una delle seguenti modalità:

1.  in forma scritta, mediante piattaforma informatica con utilizzo di un protocollo di crittografia che garantisce la separazione dell’identità del segnalante dal contenuto della segnalazione;
2. in forma scritta, mediante posta ordinaria o interna indirizzata al RPCT
3. in forma orale, su richiesta del segnalante, mediante un incontro diretto e riservato con il RPCT da svolgersi entro un termine ragionevole, e comunque non oltre 20 giorni di calendario a partire dalla data di richiesta.

L’utilizzo dell’applicativo informatico costituisce lo strumento prioritario per la trasmissione delle segnalazioni.

 

Forma scritta mediante piattaforma informatica                                                               

La segnalazione di illeciti può essere effettuata accedendo all’applicazione tramite il portale dell’Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia al seguente url: https://unimore.whistleblowing.it/ che utilizza protocolli di crittografia in grado di garantire il trasferimento sicuro dei dati al RPCT. 

Il segnalante può optare se utilizzare l’applicativo informatico in modalità anonima o riservata.               

La modalità anonima prevede che l’invio della segnalazione prescinda da elementi identificativi della persona.         

Dopo l’invio della segnalazione, sia nella modalità anonima che riservata, la piattaforma restituisce un codice di 16 cifre che permetterà al segnalante di richiamare l’ambiente di segnalazione e di monitorare lo stato di avanzamento della segnalazione.

Tale codice va conservato con cura, poiché, in caso di smarrimento, non potrà essere recuperato o duplicato in alcun modo.

La segnalazione è ricevuta dal RPCT di Ateneo che viene avvisato mediante notifica mail che sulla piattaforma è presente una nuova segnalazione. Se è stata scelta la modalità di segnalazione anonima, la piattaforma permetterà il dialogo anonimo e spersonalizzato con il RPCT di Ateneo.

La segnalazione anonima è oggetto di valutazione, in termini di ammissibilità e fondatezza, solo laddove risulti adeguatamente circostanziata e comunque tale da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es., indicazione di nominativi o di qualifiche particolari, menzione di uffici o eventi particolari, etc.).

Nel caso in cui il segnalante decida invece di optare per una segnalazione riservata (ovvero non anonima), la sua identità sarà sempre protetta e tutelata nei modi che seguono, nell’ambito dei diversi procedimenti che la segnalazione può attivare:

• procedimento penale: l’identità del segnalante è coperta dal segreto fino alla chiusura delle indagini preliminari;
• procedimento dinanzi alla Corte dei conti: l'identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria;
• procedimento disciplinare: se la contestazione dell'addebito disciplinare è fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, l'identità del segnalante non può essere rivelata. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità. Nel caso in cui il segnalante non acconsenta, il procedimento disciplinare viene archiviato.

Nel caso di segnalazione anonima il segnalante può decidere di rendere nota la propria identità in un momento successivo.

 

Forma scritta  mediante posta ordinaria o posta interna                                                   

La segnalazione può essere trasmessa a mezzo posta ordinaria o posta interna, utilizzando  l’apposito “modulo per la segnalazione di violazioni” – (link cliccabile).                                                              Al fine di garantire la riservatezza dei dati personali è necessario che il segnalante utilizzi un plico contenente due buste da lettera sigillate:

• la prima contenente “modulo per la segnalazione di violazioni - identità”, dedicato alla raccolta dei dati personali, ed una fotocopia del documento di identità del segnalante. Sulla busta dovrà essere riportata la dicitura “dati identificativi del segnalante";
• la seconda contenente “modulo per la segnalazione di violazioni” e gli eventuali documenti comprovanti i fatti denunciati.

Il plico dovrà poi essere a sua volta sigillato ed indirizzato a:                                          Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza
dell’Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia – Via Università 4 – 41121 Modena, avendo cura di riportare all’esterno la dicitura: “Riservato – Whistleblowing”. 

 Il personale addetto alla ricezione e smaltimento della posta all’interno dell’Università, nel caso in cui pervengano plichi con le caratteristiche sopra specificate, ne dà immediata comunicazione al RPCT, con la massima discrezione e nel rispetto dell’obbligo di riservatezza.                                                       

Il RPCT, personalmente o tramite un suo collaboratore incaricato, ritira il plico e lo fa protocollare, in forma riservata, presso l’Ufficio Protocollo.                                                                                     

Si evidenzia che i plichi privi della dicitura “Riservato – Whistleblowing” potrebbero non essere trattati come segnalazioni beneficiarie delle tutele di cui al D.Lgs. n. 24/2023.

Forma orale mediante incontro diretto                                                                                    

La segnalazione può avvenire in forma orale su richiesta del segnalante, attraverso un incontro diretto, da svolgersi entro un termine ragionevole, e comunque entro 20 giorni dalla data della richiesta, garantendo la riservatezza della stessa e del contenuto della segnalazione.

 

Quali atti seguono la segnalazione?                                                                                       

La segnalazione avvia necessariamente un’istruttoria interna.

Gli esiti possibili della segnalazione sono:

• archiviazione: se l’istruttoria non rileva illeciti o rileva violazioni che non rientrano nell’ambito oggettivo di applicazione del D.Lgs. 24/2023 o se il segnalante anonimo, richiesto di ulteriori elementi necessari per la prosecuzione dell’istruttoria, non vuole fornirli poiché metterebbe a rischio il suo anonimato;
• interessamento del dirigente della struttura in cui si è verificato il fatto per l’acquisizione di elementi istruttori;
• attivazione procedimento disciplinare nei confronti dell’autore dell’illecito, mediante interessamento dell’Ufficio Procedimenti Disciplinari;
• interessamento della Procura della Repubblica in caso di sospetta commissione di reato;
• interessamento della Procura della Corte dei Conti in caso di sospetto illecito contabile;
• interessamento altre autorità competenti (ANAC, Guardia di Finanza, Dipartimento della Funzione Pubblica, ecc.).